iBPA – Intelligent Business Process Automation

L’industria manifatturiera, ambito in cui GEWISS opera, sta vivendo una fase di evoluzione profonda guidata dalla convergenza tra tecnologie digitali avanzate e nuovi modelli organizzativi, come l’Agentic AI e la Digital Servitization. In questo scenario, l’Intelligent Business Process Automation (iBPA) si dimostra un’opportunità strategica per automatizzare decisioni complesse, ottimizzare l’esperienza utente e ridurre i costi operativi grazie all’integrazione dell’intelligenza artificiale nei processi aziendali, dall’analisi fino alla gestione dell’automazione.

L’automazione dei processi aziendali non è una novità. Negli ultimi decenni si sono susseguite svariate tecnologie in grado di mappare e ottimizzare i flussi operativi, e un particolare momento di svolta si è verificato all’inizio degli anni 2010, con la diffusione della Robotic Process Automation (RPA) finalizzata all’automazione di attività ripetitive basate su regole.

L’iBPA va interpretata come naturale evoluzione della RPA, poiché combina l’automazione con l’intelligenza artificiale introducendo capacità di apprendimento e adattamento in tempo reale: in termini pratici, ciò significa che i processi non solo eseguono compiti, ma imparano da ogni ciclo adattandosi ai dati in piena autonomia.

L’iBPA può essere adottata a livelli crescenti in funzione di fattori quali la complessità gestionale e l’utilizzo dell’intelligenza artificiale. Li analizziamo a seguire. 

Il primo livello prevede l’automazione di task semplici e ripetitivi attraverso la simulazione di azioni svolte da operatori umani. Gli esempi più comuni si basano sul coinvolgimento di algoritmi di computer vision e NLP (Natural Language Processing), e includono l’inserimento automatico dei dati nei sistemi (data entry), la generazione di reportistica e l’elaborazione di documenti.

Salendo di complessità, l’iBPA consente di automatizzare tutte le attività che compongono un processo, integrando potenzialmente più sistemi e prevedendo l’intervento umano nelle fasi decisionali. Si tratta di un approccio particolarmente utile in contesti caratterizzati da regole deterministiche (come amministrazione, finanza e controllo) o che comportano un rapido decision-making (come nel caso delle Operations).

Il livello più avanzato dell’iBPA prevede la riprogettazione completa dei processi, che vengono ottimizzati e ridefiniti alla luce delle nuove possibilità offerte dall’automazione intelligente. In quest’ultimo caso, l’obiettivo non è tanto rendere più efficiente un workflow esistente, quanto piuttosto costruire un nuovo flusso, più agile e orientato al valore.

Per comprendere meglio l’applicabilità dell’iBPA in ambito industriale si può analizzare il processo di remote customer support:
 

• Nel primo livello (task level), si automatizzano attività quali l’invio di e-mail personalizzate al momento della presa in carico di una richiesta o la classificazione automatica dei ticket in base al contenuto.

• A livello di processo, l’iBPA permette di stabilire priorità tra i ticket sulla base di analisi predittive e di segnalare eventuali anomalie di servizio grazie al monitoraggio continuo.

• A livello di reingegnerizzazione, è possibile costruire nuovi e differenti flussi di lavoro all’interno del portale self-service clienti, adattando la navigazione e i percorsi di supporto ai comportamenti rilevati.
   

Sebbene oggi sia diffusa principalmente nel settore finanziario, l’iBPA trova spazio crescente anche nella digitalizzazione dell’industria manifatturiera. Secondo una recente indagine dell’Osservatorio Digital Innovation del Politecnico di Milano, le aree aziendali maggiormente coinvolte sono:
 

• Amministrazione, finanza e controllo: tramite soluzioni di Intelligent Document Processing (IDP) per l'estrazione e la gestione dei dati da documenti strutturati e non strutturati.
• Operations: con strumenti per l’ottimizzazione della produzione, della gestione degli stock e degli approvvigionamenti, grazie a modelli dinamici.
• Customer Service: attraverso l’impiego di tecnologie di Conversational RPA che consentono l’automazione dei processi tramite il dialogo con il cliente.

Tutte queste attività vengono svolte senza alcuna esigenza di intervento umano, ma comunque con possibilità di escalation in caso di eccezioni o anomalie identificate dagli stessi sistemi iBPA.

L’integrazione dell’iBPA nei sistemi aziendali – resa possibile da piattaforme dedicate quali Celonis o Apromore - garantisce alle imprese manifatturiere benefici tangibili legati non solo all’efficienza tecnica, ma anche alla capacità di trasformare il modo in cui le organizzazioni operano, prendono decisioni e distribuiscono le loro risorse.

Tra i principali benefit figurano l’agilità e l’efficienza operativa: automatizzando le attività e rendendo i processi adattabili in tempo reale alle condizioni esterne, le aziende possono ridurre sensibilmente i tempi di ciclo, eliminare le inefficienze e rispondere con maggiore reattività alle variazioni della domanda o alle criticità produttive.

Un altro aspetto centrale è il miglioramento del controllo di qualità e della conformità, poiché i sistemi basati su iBPA possono monitorare costantemente il funzionamento dei processi, rilevare tempestivamente eventuali anomalie e attivare meccanismi di alert automatico. Ciò garantisce un livello di tracciabilità elevato e consente l’intervento umano nei casi più complessi, assicurando il rispetto degli standard qualitativi e normativi.

Infine, l’iBPA contribuisce in modo significativo a una gestione più sostenibile e orientata al valore: automatizzando le attività ripetitive e a basso impatto strategico, le risorse interne possono essere riallocate su compiti a maggiore valore aggiunto, come l’innovazione, la progettazione o l’analisi dei dati. In tal modo si migliora l’efficienza complessiva dell’impresa e si favorisce una cultura organizzativa più dinamica, consapevole e focalizzata sugli obiettivi a lungo termine.

Come evidenziato da uno studio di McKinsey, adottare soluzioni di Intelligent Business Process Automation non significa solamente introdurre una nuova tecnologia in azienda ma anche – e soprattutto - affrontare una profonda evoluzione che coinvolge la cultura organizzativa e i modelli di governance.

Implementare l’automazione intelligente comporta infatti una ridefinizione delle dinamiche operative: occorre stabilire con precisione quali siano i confini entro cui gli algoritmi possono prendere decisioni in autonomia e quando, invece, è necessario prevedere l’intervento umano.

Allo stesso tempo, è fondamentale chiarire le responsabilità legate alla gestione dei flussi automatizzati, definendo regole di controllo e supervisione che garantiscano trasparenza, affidabilità e conformità. In questo senso, l’iBPA è tanto uno strumento operativo quanto un acceleratore di cambiamento organizzativo che richiede visione, metodo e consapevolezza.

L’iBPA si inserisce pienamente nella visione promossa dal paradigma dell’Industry 5.0, che mette al centro l’essere umano, la sostenibilità e la resilienza dei processi.

È importante sottolineare che automatizzare in modo intelligente non equivale a sostituire le persone, ma a valorizzare il loro contributo: le tecnologie digitali permettono infatti di costruire un ecosistema produttivo in cui uomini e macchine collaborano in modo armonico, ciascuno con le proprie competenze.

Grazie a sistemi capaci di apprendere, adattarsi e migliorarsi nel tempo, i processi diventano più flessibili e agili, pronti ad affrontare le sfide di un contesto industriale in perpetua evoluzione. In quest’ottica, l’iBPA non è uno strumento per “fare di più con meno”, ma un’opportunità per ripensare le logiche produttive in chiave evolutiva orientata al valore e alla responsabilità.

Investire oggi nell’Intelligent Business Process Automation significa prepararsi ad affrontare con successo le sfide dell’industria di domani: un passo fondamentale per le aziende che, come GEWISS, vogliono guidare l’innovazione industriale nel segno dell’eccellenza e della responsabilità.

·  Berruti, F., Nixon, G., Taglioni, G., & Whiteman, R. (2017). Intelligent process automation: The engine at the core of the next-generation operating model. Digital McKinsey.

·  Osservatori Digital Innovation (2024). Intelligent Business Process Automation Working Group – Research Findings Conference. Politecnico di Milano.