Controllo accessi hotel: come automatizzare la gestione degli ospiti

Un sistema avanzato di controllo degli accessi per le camere d’hotel è una scelta strategica per ottimizzare l'operatività delle strutture ricettive e gestire in modo semplificato l’ingresso alle singole stanze e alle aree comuni, come zone wellness, piscine o posteggi, sia per gli ospiti che per il personale di servizio. In combinazione con altre soluzioni complete per l’hospitality, il controllo accessi è indicato per automatizzare le funzioni delle piccole e medie strutture, inclusi residence e villaggi turistici, assicurando il massimo comfort e un monitoraggio costante in termini di sicurezza e risparmio energetico.

La gestione degli accessi in hotel si basa sull’assegnazione differenziata dei diritti di ingresso. Il sistema permette infatti di identificare l'utente e abilitare il passaggio solo nelle aree autorizzate e nelle fasce orarie prestabilite. Un approccio che è fondamentale sia per i grandi alberghi, sia nelle strutture ricettive più piccole, dove la flessibilità e l'autonomia degli ospiti sono aspetti primari della gestione.

Il moderno controllo degli accessi negli alberghi opera quindi attraverso una rete di dispositivi intelligenti che comunicano con una centrale di supervisione. All'arrivo, viene fornita all'ospite una tessera o un codice digitale che abilita le elettroserrature.

Nelle soluzioni di domotica per hotel, l’operazione di accesso non è solo una questione di accreditamento e sicurezza, poiché può attivare automaticamente scenari di benvenuto, consentire la regolazione di luci e temperatura in base alle preferenze individuali e garantire una transizione fluida verso il massimo comfort abitativo.

Sono diversi gli elementi hardware e software che dialogano in modo armonico tra loro e con il sistema centrale, dando vita a un impianto per il controllo degli hotel e di altre strutture ricettive come i B&B. La soluzione più diffusa prevede l’utilizzo di tecnologie a transponder, apprezzate per la semplicità di utilizzo.

I componenti essenziali più comunemente utilizzati includono:

• un lettore badge, installato all’esterno della camera, che permette l’apertura della porta e il monitoraggio costante degli accessi (presenza in camera); il lettore effettua localmente il controllo delle credenziali di accesso dell’utente (riportate sulla tessera utilizzata per aprire la porta) sulla base di una lista di utenti autorizzati inviata dal sistema di controllo centrale. In questo modo la funzione di accesso alla camera potrà funzionare anche in caso di momentanea indisponibilità del sistema centrale;
• i dispositivi di blocco, tra cui serrature elettroniche, tornelli e barriere automatiche;
• i software per la gestione degli ospiti, con una piattaforma centrale per configurare permessi, monitorare i transiti in tempo reale e generare report dettagliati;
• i sistemi di alimentazione, composti da moduli con un backup a batteria per garantire la piena funzionalità anche in caso di interruzione della rete elettrica.

Le diverse proposte offerte da GEWISS per il controllo accessi offrono soluzioni integrate sia sotto l'aspetto funzionale che estetico, per quanto riguarda il coordinamento con la serie civile. Inoltre, l’evoluzione verso il digital concierge hotel permette di integrare lo smartphone come strumento di accesso, utilizzando QR code o chiavi digitali ricevute dall'ospite prima dell'arrivo.

La domotica per alberghi permette una gestione integrata che va oltre la sola apertura delle porte e coinvolge molti altri aspetti dell’abitare, riducendo gli sprechi e migliorando il comfort e l'efficienza complessiva dell'edificio:

• la gestione centralizzata dell’illuminazione e dello stato degli oscuranti, per prevenire sprechi causati da dispositivi dimenticati accesi;
• la temperatura gestita localmente dai termostati di camera, ma supervisionata dalla proprietà grazie al sistema centrale, per evitare disservizi e ottimizzare i consumi;
• il monitoraggio del prelievo di energia elettrica e dei consumi, con segnalazione di anomalie nei carichi;
• la supervisione in tempo reale di allarmi di sicurezza e tecnici (acqua, gas, fumo) e guasti.

Grazie a queste funzioni interconnesse, un sistema di domotica alberghiera consente di creare scenari personalizzati e di gestire l'intera infrastruttura. Oltre al livello avanzato di personalizzazione e comfort, l’esperienza utente può essere arricchita da ulteriori servizi a valore aggiunto, come la ricarica dell’auto elettrica in hotel, per chi noleggia o viaggia con veicoli elettrici.

Per garantire la scalabilità e l'affidabilità di un impianto di domotica per B&B e hotel, è fondamentale affidarsi a tecnologie standard e diffuse. Per le dorsali di comunicazione, quelle che collegano, ad esempio, i diversi piani della struttura, è indicato l'impiego di protocolli TCP/IP. All'interno delle camere, le tecnologie di riferimento includono invece standard come KNX (adottato per le soluzioni di domotica avanzata Home&Building PRO di Gewiss) e Modbus. 

La tecnologia certificata KNX garantisce un impianto affidabile e robusto, proteggendo la struttura dal rischio di obsolescenza grazie alla sua diffusione e alla disponibilità di ricambistica sul mercato. Nelle architetture più evolute, come quelle proposte tramite GW Host, ThinKnx (con soluzione ViaVai) o le tecnologie VDA Telkonet, l'interoperabilità tra TCP/IP e Modbus permette di gestire ogni tipologia di struttura ricettiva con la massima efficienza. 

Le soluzioni GEWISS coprono infatti un ampio spettro di esigenze, a partire dalla proposta più evoluta basata sull’offerta VDA Telkonet, specializzata per hotel di qualsiasi dimensione e già adottata dalle principali catene alberghiere a livello globale, fino ad altre soluzioni come GW Host e ThinKnx

L'adozione di un software di controllo degli accessi centralizzato porta benefici tangibili in termini di costi e sicurezza, poiché la supervisione di ogni ambiente permette una notevole riduzione delle spese di manutenzione e una gestione ottimizzata della temperatura e dei consumi.

I vantaggi principali includono:

• l’aumento della sicurezza grazie all’utilizzo di tecnologie che consentono una crittografia dei dati di alto livello;
• la continuità di servizio, poiché l’accesso alle camere è garantito anche in caso di blocco del software, grazie all'intelligenza locale dei lettori e delle tasche porta tessere;
• il monitoraggio in tempo reale e il controllo costante della presenza degli ospiti e dello stato di occupazione delle aree comuni;
• l’affidabilità garantita dall'uso di standard aperti, che evita i vincoli delle tecnologie proprietarie e assicura un sistema sempre aggiornabile.

L'integrazione di un digital concierge e di sistemi automatizzati ha l’effetto di elevare la percezione di qualità da parte dell'ospite e trasforma l'albergo in una struttura moderna, sicura e orientata al risparmio energetico.