AVIS D’INFORMATION RELATIF AU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL DES PROSPECTS ET DES CLIENTS CONFORMÉMENT AU RÈGLEMENT (UE) 2016/679 (« RGPD »)
Concernant le traitement des données à caractère personnel que vous renseignez en vertu du contrat signé avec Gewiss S.p.A., cette dernière souhaite vous transmettre, à vous la personne concernée (la « Personne concernée »), les informations suivantes conformément à l’Article 13 du Règlement (UE) 2016/679 (« RGDP »).
1. RESPONSABLE DU TRAITEMENT
Le Responsable du traitement est Gewiss S.p.A. (le « Responsable du traitement »), dont le code fiscal et numéro de TVA est IT 00385040167, dont le siège social est situé à l’adresse Via A. Volta, 1 - 24069 Cenate Sotto BG - Italie, et dont l’adresse e-mail est privacy@gewiss.com.
Le Responsable du traitement, dans le cadre de la structure organisationnelle de l’Entreprise, choisit des Personnes habilitées à traiter des Données à caractère personnel et leur confie des tâches et fonctions précises au moyen d’un acte de nomination spécifique.
2. DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES
Le Responsable du traitement a nommé un Délégué à la protection des données (DPD), conformément aux Articles 37-39 du RGPD. Le cas échéant, vous pouvez contacter le DPD via l’adresse suivante : dpo@pec.gewiss.com.
3. CATÉGORIES DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL TRAITÉES
Les Données à caractère personnel (« Données ») traitées sont des « Données communes », telles que décrites ci-dessous :
· prénom et nom de famille, informations générales, intitulé du poste et coordonnées.
4. FINALITÉS DU TRAITEMENT ET BASE JURIDIQUE
Les finalités du traitement des Données sont les suivantes :
a) traitement de la base de données dans le CRM de l’Entreprise ;
b) inscription à « MyGewiss », une section réservée à tous les clients Gewiss ;
c) demande d’aide via le numéro gratuit disponible sur le site/« MyGewiss » ;
d) envoi, par e-mail, de renseignements utiles (« newsletter ») à ceux qui en ont fait la demande explicite en saisissant leur adresse e-mail dans le formulaire de collecte de données dédié ;
e) prospection : par exemple, pour envoyer, par voies automatique (SMS, e-mail, compte sur les réseaux sociaux) et traditionnelle (appels téléphoniques avec un opérateur et courrier classique), des communications promotionnelles et commerciales portant sur les services/produits proposés par l’Entreprise, des invitations/présentations d’événements de l’Entreprise ou sur la participation/le sponsoring/le co-marketing avec d’autres entreprises. Les Données peuvent aussi servir à mener des études de marché et des analyses statistiques et à envoyer des publicités en ligne ;
f) profilage : analyse de vos préférences, habitudes, comportements ou intérêts afin de vous envoyer des communications commerciales personnalisées ;
g) prospection pour des tiers : communication/transfert de vos données à des tiers à des fins commerciales et de prospection pour ce dernier ;
h) respect des réglementations et lois nationales et supranationales applicables ;
i) établissement et exécution des relations contractuelles entre les clients et Gewiss S.p.A. ;
j) exécution d’obligations administratives et comptables, comme la gestion comptable et de la trésorerie ou la facturation (la vérification et l’enregistrement des factures, par exemple), conformément à la législation en vigueur.
Le traitement par le Responsable du traitement aux fins citées ci-dessus se fonde sur les bases juridiques suivantes :
- concernant le point a) ci-dessus, la base juridique du traitement est l’exécution d’un contrat auquel la Personne concernée est partie, conformément à l’Article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD ;
- concernant le point b) ci-dessus, la base juridique du traitement est l’exécution d’un contrat auquel la Personne concernée est partie, conformément à l’Article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD ;
- concernant le point c) ci-dessus, la base juridique du traitement est l’exécution d’un contrat auquel la Personne concernée est partie, conformément à l’Article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD ;
- concernant le point d) ci-dessus, la base juridique du traitement est l’exécution d’un contrat auquel la Personne concernée est partie, conformément à l’Article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD ;
- concernant le point e) ci-dessus, la base juridique du traitement est le consentement donné par la Personne concernée (consentement optionnel et révocable à tout moment), conformément à l’Article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD ;
- concernant le point f) ci-dessus, la base juridique du traitement est le consentement donné par la Personne concernée (consentement optionnel et révocable à tout moment), conformément à l’Article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD ;
- concernant le point g) ci-dessus, la base juridique du traitement est le consentement donné par la Personne concernée (consentement optionnel et révocable à tout moment), conformément à l’Article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD ;
- concernant le point h) ci-dessus, la base juridique du traitement est une obligation légale à laquelle le Responsable du traitement est soumis, conformément à l’Article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD ;
- concernant le point i) ci-dessus, la base juridique du traitement est la signature d’un contrat auquel la Personne concernée est partie, conformément à l’Article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD ;
- concernant le point j) ci-dessus, la base juridique du traitement est une obligation légale à laquelle le Responsable du traitement est soumis, conformément à l’Article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD.
5. MÉTHODES DE TRAITEMENT DES DONNÉES
Les Données seront traitées par le Responsable du traitement sous formats papier et numérique. Le Responsable du traitement peut effectuer des opérations telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, la consultation, le traitement, la modification, l’extraction, la comparaison, l’utilisation, l’interconnexion, la communication, l’effacement et la destruction ou n’importe quelle autre opération conforme aux dispositions légales nécessaires afin de garantir la confidentialité et la sécurité des Données ainsi que leur exactitude, leur actualité et leur pertinence pour les finalités citées.
6. DURÉE DE CONSERVATION
Les Données seront conservées au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées :
a) pour le traitement de la base de données dans le CRM de l’Entreprise, les Données seront conservées tout au long de la relation contractuelle et au plus tard jusqu’à 10 ans après la date de fin de ce contrat ;
b) pour l’inscription à « MyGewiss », une section réservée à tous les clients Gewiss, les Données seront conservées tout au long de la relation contractuelle ou jusqu’à la réception d’une demande de suppression du compte ;
c) pour une demande d’aide via le numéro gratuit disponible sur le site/« MyGewiss », les Données seront conservées pour les Personnes concernées inscrites à « MyGewiss », jusqu’à réception d’une demande de suppression du compte. Pour les clients non inscrits à cette section, les Données seront conservées pendant 12 mois ;
d) pour l’envoi par e-mail de renseignements utiles (« newsletter »), les Données seront conservées jusqu’à réception d’une demande de désinscription à la newsletter par la Personne concernée ;
e) pour la prospection, les Données seront conservées jusqu’au retrait du consentement donné et dans tous les cas pendant 24 mois maximum ;
f) pour le ciblage, les Données seront conservées jusqu’au retrait du consentement donné et dans tous les cas pendant 12 mois maximum ;
g) pour la prospection pour des tiers, les Données seront conservées jusqu’au retrait du consentement donné ;
h) pour respecter les lois nationales et supranationales applicables, les Données seront conservées tout au long de la relation contractuelle et au plus tard jusqu’à 10 ans après la date de fin de ce contrat ;
i) pour les finalités relatives à l’établissement et à l’exécution d’une relation contractuelle entre le client et l’Entreprise, les Données seront conservées tout au long de la relation contractuelle et au plus tard jusqu’à 10 ans après la date de fin de ce contrat ;
j) pour respecter les lois nationales et supranationales applicables, les Données seront conservées tout au long de la relation contractuelle et au plus tard jusqu’à 10 ans après la date de fin de ce contrat.
En cas de litige, les Données seront conservées tout au long du processus de litige, jusqu’à ce que les délais pour les recours légaux disponibles soient dépassés.
Une fois les délais mentionnés ci-dessus arrivés à échéance, les Données seront détruites, supprimées ou anonymisées.
7. CATÉGORIES DES DESTINATAIRES DES DONNÉES
Les Données collectées par le Responsable du traitement, aux fins mentionnées ci-dessus, peuvent être communiquées à une ou plusieurs catégories de destinataires nommés Sous-traitants comme indiqué ci-dessous. Ces Sous-traitants sont, par exemple :
• des entreprises externes qui proposent des services de courriers électroniques ;
• des entreprises externes qui proposent des services de maintenance de sites Web ;
• des entreprises externes qui aident à l’organisation d’études de marché ;
• des entreprises externes qui proposent des services de prospection et de téléprospection ;
• des partenaires commerciaux externes dans les secteurs de la vente, du co-marketing ou de l’organisation d’événements ;
• des agences commerciales ;
• des professionnels ;
• des entreprises qui appartiennent au Groupe Gewiss.
Les Données peuvent être communiquées à des entités externes agissant en tant que Responsables autonomes du traitement, par exemple les autorités ou les organes de contrôle, d’autres entreprises du Groupe Gewiss et, de manière générale, les entités, publiques ou privées, ayant le droit de réclamer les Données.
Vous pouvez obtenir une liste complète et à jour des Responsables autonomes du traitement, des Sous-traitants et des Destinataires des données (conformément à l’Article 4, paragraphe 9 du RGPD) auprès des bureaux du Responsable du traitement ou en envoyant un e-mail à l’adresse dpo@pec.gewiss.com.
8. TRANSFERT DES DONNÉES EN DEHORS DE L’EEE
Les Données seront traitées au sein de l’Espace économique européen (EEE). Si, pour des raisons techniques et/ou opérationnelles, des tiers situés en dehors de l’EEE devaient traiter les Données, elles le seraient conformément au RGPD. Toutes les précautions nécessaires seront donc prises afin d’assurer la protection des Données, conformément à l’article 46 du RGPD.
9. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
La Personne concernée par les Données à caractère personnel fournies a le droit d’exercer à tout moment, et conformément aux dispositions du RGPD, les droits établis par ce dernier et mentionnés ci-dessous :
· Le droit de retirer son consentement (Article 7, paragraphe 3, RGPD) : le droit de retirer son consentement sans compromettre la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.
· Le droit d’accès (Article 15 du RGPD) : le droit d’obtenir la confirmation de l’existence ou pas de Données à caractère personnel la concernant, et une copie compréhensible de ces données.
· Le droit de rectifier (Article 16 du RGPD) : le droit de rectifier les Données à caractère personnel le concernant qui sont inexactes.
· Le droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») (Article 17 du RGPD) : le droit d’obtenir l’effacement de ses données à caractère personnel.
· Le droit à la limitation du traitement (Article 18 du RGPD) : le droit d’obtenir la limitation du traitement de ses données à caractère personnel, par exemple si l’exactitude de ces données est contestée ou en cas de traitement illicite.
· Le droit à la portabilité des Données (Article 20 du RGPD) : le droit de recevoir les Données à caractère personnel qu’elle a fournies à un Responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et le droit de transmettre ces données à un autre Responsable du traitement lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou un contrat et effectué à l’aide de procédés automatisés.
· Le droit d’opposition (Article 21 du RGPD) : le droit de s’opposer au traitement des Données à caractère personnel la concernant.
· Le droit de refuser la décision individuelle automatisée (Article 22 du RGPD) : le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé.
Vous pouvez faire valoir vos droits, comme mentionné dans le RGPD, en contactant le Responsable du traitement directement via l’adresse suivante : privacy@gewiss.com.
10. DROIT D’INTRODUIRE UNE RÉCLAMATION (ARTICLE 77 DU RÈGLEMENT UE)
Si la Personne concernée considère que ses droits ont été compromis ou violés, ou que le traitement de ses Données à caractère personnel est contraire aux lois en vigueur, elle a le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données compétente.
11. NATURE DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL RECUEILLIES
La collecte des Données à caractère personnel marquées d’un astérisque (*) est nécessaire au fonctionnement de la base de données dans le CRM, ou, si vous vous inscrivez à la section « MyGewiss », nécessaire à la création d’un compte spécial vous permettant d’utiliser les services proposés par l’Entreprise. Si vous refusez la collecte des données mentionnées ci-dessus, vous ne pourrez pas utiliser nos services.
Aux fins mentionnées au point i) ci-dessus, la collecte des Données est nécessaire pour établir la relation contractuelle.
Aux fins mentionnées aux points h) et j) ci-dessus, la collecte des Données est nécessaire pour remplir des obligations légales. La collecte de Données à des fins de prospection (point e) ci-dessus), à des fins de profilage (point f) ci-dessus) et pour le transfert des Données à des tiers (point g) ci-dessus) est totalement optionnelle : le traitement sera mené par le Responsable du traitement seulement sur base de votre consentement express et sans équivoque, sans que cela vous empêche de retirer votre consentement à tout moment.
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