DATENSCHUTZHINWEIS ZUR VERARBEITUNG VON PERSONENBEZOGENEN DATEN
VON INTERESSENTEN UND KUNDEN GEMÄSS DER VERORDNUNG (EU) 2016/679 („DSGVO“)
In Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten, die Sie im Rahmen des mit der Gewiss S.p.A. abgeschlossenen Vertrags zur Verfügung gestellt haben, möchte diese Ihnen als betroffener Person (die „betroffene Person“) gemäß Artikel 13 der Verordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“) die folgenden Informationen zur Verfügung stellen.
1. DATENVERANTWORTLICHER
Der Datenverantwortliche ist Gewiss S.p.A. (der „Datenverantwortliche“), Steuernummer und USt-IdNr. IT 00385040167, mit Sitz in Via A. Volta, 1 – 24069 Cenate Sotto BG – Italien, E-Mail-Adresse privacy@gewiss.com. Der Datenverantwortliche ernennt als Teil seiner Organisationsstruktur die befugten Personen für die Verarbeitung personenbezogener Daten und weist ihnen mittels einer spezifischen Bestellungsurkunde bestimmte Aufgaben und Rollen zu.
2. DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER
Der Datenverantwortliche hat einen Datenschutzbeauftragten (DSB) gemäß den Artikeln 37–39 DSGVO ernannt. Erforderlichenfalls kann der DSB unter der folgenden E-Mail-Adresse kontaktiert werden: dpo@pec.gewiss.com.
3. KATEGORIEN DER VERARBEITETEN PERSONENBEZOGENEN DATEN
Die personenbezogenen Daten („Daten“), die verarbeitet werden, sind „Gemeinsame Daten“, wie im Folgenden näher erläutert:
· Vor- und Nachname, allgemeine Informationen, Berufsbezeichnung und Kontaktangaben.
4. VERARBEITUNGSZWECK UND RECHTSGRUNDLAGE
Die Datenverarbeitung erfolgt auf der Grundlage der folgenden Zwecke:
a) Bearbeitung der Datenbank im CRM des Unternehmens.
b) Registrierung im Bereich „MyGewiss“, die allen Gewiss-Kunden vorbehalten ist;
c) Wenden Sie sich an die auf der Website/„MyGewiss“ angegebene gebührenfreie Telefonnummer, um Hilfe zu erhalten;
d) Zusendung von Informationsmitteilungen („Newsletter“) per E-Mail an Personen, die diese ausdrücklich anfordern, indem sie ihre E-Mail-Adresse in das entsprechende Formular zur Datenerfassung eintragen;
e) Marketingzwecke: z. B. Zusendung von Werbe- und kommerziellen Mitteilungen über Dienstleistungen/Produkte des Unternehmens oder Einladungen zu/Berichte über Firmenveranstaltungen oder zu Teilnahme/Sponsoring/Co-Marketing sowie Durchführung von Marktstudien und statistischen Analysen, Versand von Online-Werbediensten über automatisierte Kontaktmittel (z. B. SMS, E-Mail, soziale Medien) und herkömmliche Mittel (z. B. Telefonanrufe durch Mitarbeiter und Briefpost);
f) Profilingzwecke: Analyse Ihrer Vorlieben, Gewohnheiten, Verhaltensweisen oder Interessen, um Ihnen personalisierte kommerzielle Mitteilungen zukommen zu lassen;
g) Marketingzwecke Dritter: Mitteilung/Übermittlung Ihrer Daten an Dritte zu deren Geschäfts- und Marketingzwecken;
h) Erfüllung der Verpflichtungen aus den geltenden nationalen und supranationalen Vorschriften und Gesetzen;
i) Zwecke im Zusammenhang mit der Begründung und Durchführung der vertraglichen Beziehung zwischen den Kunden und Gewiss S.p.a.;
j) Erfüllung der administrativen und buchhalterischen Verpflichtungen – wie Buchhaltung und Finanzverwaltung sowie Rechnungsstellung (z. B. Prüfung und Registrierung von Rechnungen) – gemäß den geltenden Rechtsvorschriften.
Die Verarbeitung von Daten durch den Datenverantwortlichen für den oben angeführten Zweck basiert auf den folgenden Rechtsgrundlagen:
- Für die unter Punkt a) oben genannten Zwecke ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung die Erfüllung eines Vertrags, an dem die betroffene Person gemäß Art. 6, Abs. 1, Buchstabe b) DSGVO beteiligt ist;
- Für die unter Punkt b) oben genannten Zwecke ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung die Erfüllung eines Vertrags, an dem die betroffene Person gemäß Art. 6, Abs. 1, Buchstabe b) DSGVO beteiligt ist;
- Für die unter Punkt c) oben genannten Zwecke ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung die Erfüllung eines Vertrags, an dem die betroffene Person gemäß Art. 6, Abs. 1, Buchstabe b) DSGVO beteiligt ist;
- Für die unter Punkt d) oben genannten Zwecke ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung die Erfüllung eines Vertrags, an dem die betroffene Person gemäß Art. 6, Abs. 1, Buchstabe b) DSGVO beteiligt ist;
- Für die unter Punkt e) oben genannten Zwecke ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung die Einwilligung der betroffenen Person (fakultativ und jederzeit widerrufbar gemäß Art. 6, Abs. 1, Buchstabe a) DSGVO;
- Für die unter Punkt f) oben genannten Zwecke ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung die Einwilligung der betroffenen Person (optional und jederzeit widerrufbar gemäß Art. 6, Abs. 1, Buchstabe a) DSGVO;
- Für die unter Punkt g) oben genannten Zwecke ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung die Einwilligung der betroffenen Person (fakultativ und jederzeit widerrufbar gemäß Art. 6, Abs. 1, Buchstabe a) DSGVO;
- Für die unter Punkt h) oben genannten Zwecke ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung die Notwendigkeit, einer rechtlichen Verpflichtung nachzukommen, der der Datenverantwortliche gemäß Art. 6, Abs. 1, Buchstabe c) DSGVO unterliegt;
- Für die unter Punkt i) oben genannten Zwecke ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung die Erfüllung eines Vertrags, an dem die betroffene Person gemäß Art. 6, Abs. 1, Buchstabe b) DSGVO beteiligt ist;
- Für die unter Punkt j) oben genannten Zwecke ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung die Notwendigkeit, einer rechtlichen Verpflichtung nachzukommen, der der Datenverantwortliche gemäß Art. 6, Abs. 1, Buchstabe c) DSGVO unterliegt.
5. VERFAHREN DER DATENVERARBEITUNG
Die Daten werden von dem Datenverantwortlichen sowohl in Papier- als auch in digitaler Form verarbeitet. Der Datenverantwortliche kann die Erhebung, Registrierung, Organisation, Speicherung, Abfrage, Verarbeitung, Änderung, Extraktion, den Vergleich, die Verwendung, Verknüpfung, Übermittlung, Löschung und Vernichtung sowie jeden anderen entsprechenden Vorgang unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen durchführen, die erforderlich sind, um die Vertraulichkeit und Sicherheit der Daten sowie ihre Richtigkeit, Aktualität und Relevanz für die angegebenen Zwecke zu gewährleisten.
6. DATENSPEICHERUNGSFRIST
Die Daten werden entsprechend den spezifischen Zwecken gespeichert, für die sie verarbeitet werden, nämlich:
a) Zur Bearbeitung der Datenbank im CRM des Unternehmens werden die Daten für die Dauer des Vertragsverhältnisses und in jedem Fall für 10 Jahre nach dem Datum der Beendigung des Vertrages gespeichert werden;
b) Bei Registrierung im Bereich „MyGewiss“, die allen Gewiss-Kunden vorbehalten ist, werden die Daten für die Dauer des Vertragsverhältnisses bzw. bis zum Antrag auf Löschung des Kontos gespeichert;
c) Bei Anfragen über die auf der Website/„MyGewiss“ angegebene gebührenfreie Rufnummer werden die Daten einer betroffenen Person, die im Bereich „MyGewiss“ registriert ist, bis zum Antrag auf Löschung des Kontos gespeichert; für eine betroffene Person, die nicht im genannten Bereich registriert ist, werden die Daten 12 Monate lang gespeichert.
d) Zusendung von Informationsmitteilungen per E-Mail („Newsletter“), die Daten werden gespeichert bis die betroffene Person darum bittet, den Newsletter-Dienst abzubestellen.
e) Zu Marketingzwecken werden die Daten bis zum Widerruf der erteilten Zustimmung und in jedem Fall für einen Zeitraum von höchstens 24 Monaten gespeichert;
f) Zu Profilingzwecken werden die Daten bis zum Widerruf der erteilten Zustimmung und in jedem Fall für einen Zeitraum von höchstens 12 Monaten gespeichert;
g) Für Marketingzwecke Dritter werden die Daten bis zum Widerruf der erteilten Zustimmung gespeichert;
h) Zur Erfüllung der Verpflichtungen aus den geltenden nationalen und supranationalen Vorschriften werden die Daten für die Dauer des Vertragsverhältnisses und in jedem Fall für 10 Jahre ab dem Datum der Beendigung des Vertragsverhältnisses gespeichert.
i) Für Zwecke in Zusammenhang mit der Begründung und Durchführung des Vertragsverhältnisses zwischen dem Kunden und dem Unternehmen werden die Daten für die Dauer des Vertragsverhältnisses und in jedem Fall für 10 Jahre ab dem Datum der Beendigung des Vertragsverhältnisses aufbewahrt.
j) Zur Erfüllung der Verpflichtungen aus den geltenden nationalen und supranationalen Vorschriften werden die Daten für die Dauer des Vertragsverhältnisses und in jedem Fall für 10 Jahre ab dem Datum der Beendigung des Vertragsverhältnisses gespeichert.
Im Falle eines Rechtsstreits werden die Daten für die gesamte Dauer des Rechtsstreits aufbewahrt, bis die Fristen für die verfügbaren Rechtsbehelfe ausgeschöpft sind.
Nach Ablauf der vorgenannten Aufbewahrungsfristen werden die Daten vernichtet, gelöscht oder anonymisiert.
7. KATEGORIEN DER EMPFÄNGER DER DATEN
Die Daten, die von dem Datenverantwortlichen im Rahmen der oben genannten Zwecke gesammelt werden, können einer oder mehreren Kategorien von Personen übermittelt werden, die als Datenverarbeiter ernannt wurden, wie nachstehend detailliert angegeben, z. B.:
• Externe Unternehmen, die E-Mail-Dienste anbieten;
• Externe Unternehmen, die Dienstleistungen zur Pflege von Websites anbieten;
• Externe Unternehmen, die Unterstützung bei der Durchführung von Marktstudien anbieten;
• Externe Unternehmen, die Marketing- und Telemarketingdienste anbieten;
• Externe Geschäftspartner in den Bereichen Vertrieb, Co-Marketing oder Veranstaltungsorganisation;
• Handelsvertretungen;
• Fachleute;
• Unternehmen, die Teil der Gewiss-Gruppe sind.
Die Daten können an externe Subjekte übermittelt werden, die als autonome Datenverantwortliche handeln, zum Beispiel Behörden und Aufsichts- und Kontrollorgane, andere Unternehmen der Gewiss-Gruppe und im Allgemeinen öffentliche oder private Subjekte, die berechtigt sind, die Daten anzufordern.
Eine vollständige und aktuelle Liste der Autonomen Datenverantwortlichen, der Datenverarbeiter und der Datenempfänger in jeder Eigenschaft (gemäß Art. 4, Nr. 9 DSGVO) ist bei den Geschäftsstellen des Datenverantwortlichen oder unter der E-Mail-Adresse dpo@pec.gewiss.com erhältlich.
8. ÜBERMITTLUNG VON DATEN AUSSERHALB DES EWR
Die Daten werden innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet. Wenn es aus technischen und/oder betrieblichen Gründen notwendig sein sollte, auf Parteien außerhalb des EWR zurückzugreifen, wird die Verarbeitung der Daten gemäß der DSGVO geregelt. Dazu werden alle notwendigen Vorkehrungen getroffen, damit der Schutz der Daten gemäß Artikel 46 der DSGVO gewährleistet ist.
9. RECHTE DER BETROFFENEN PERSONEN
Die betroffene Person hat in Bezug auf die bereitgestellten personenbezogenen Daten das Recht, jederzeit und gemäß den Bestimmungen der DSGVO die darin festgelegten und nachstehend aufgeführten Rechte auszuüben:
· Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7, Abs. 3 DSGVO): das Recht, die Einwilligung zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der vor dem Widerruf erteilten Einwilligung berührt wird.
· Auskunftsrecht der betroffenen Person (Art. 15 DSGVO): das Recht, eine Bestätigung über das Vorhandensein oder Nichtvorhandensein der eigenen personenbezogenen Daten sowie eine Kopie davon in verständlicher Form zu erhalten.
· Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): das Recht, unrichtige personenbezogene Daten zu berichtigen.
· Recht auf Löschung, das „Recht auf Vergessenwerden“ (Art. 17 DSGVO): das Recht auf Löschung der eigenen personenbezogenen Daten.
· Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung der eigenen Daten zu erwirken, z. B. wenn die Richtigkeit der Daten bestritten wird oder im Falle einer unrechtmäßigen Verarbeitung.
· Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): das Recht, die eigenen personenbezogenen Daten, die man dem Verantwortlichen zur Verfügung gestellt hat, in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und das Recht, diese Daten an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln, wenn die Verarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags und mit automatisierten Mitteln erfolgt.
· Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung der eigenen personenbezogenen Daten.
· Recht, keiner automatisierten Entscheidungsfindung unterworfen zu werden (Art. 22 DSGVO): das Recht, keiner Entscheidung unterworfen zu werden, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht.
Sie können Ihre Rechte gemäß der DSGVO geltend machen, indem Sie sich unter der folgenden E-Mail-Adresse direkt an den Verantwortlichen wenden: privacy@gewiss.com.
10. RECHT AUF EINREICHEN EINER BESCHWERDE (ART. 77 DER EU-VERORDNUNG)
Wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass ihre Rechte beeinträchtigt oder verletzt wurden oder dass eine Verarbeitung ihrer Daten gegen geltendes Recht verstößt, hat sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen.
11. ART DER BEREITSTELLUNG VON PERSONENBEZOGENEN DATEN
Die Angabe von Daten, die mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet sind, ist für die Bearbeitung der Datenbank im CRM oder, falls Sie sich im Bereich „MyGewiss“ registrieren, für die Erstellung eines speziellen Kontos zur Nutzung der vom Unternehmen angebotenen Dienstleistungen erforderlich; die Verweigerung der Angabe der oben genannten Daten ermöglicht Ihnen daher nicht die Nutzung der Dienstleistungen.
Für die unter Punkt i) genannten Zwecke ist die Bereitstellung der Daten für die Begründung des Vertragsverhältnisses erforderlich.
Für die unter den Punkten h) und j) genannten Zwecke ist die Übermittlung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich. Die Bereitstellung von Daten für Marketingzwecke (Punkt e) sowie für die Erstellung von Profilen (Punkt f) und die Weitergabe von Daten an Dritte (Punkt g) ist hingegen völlig fakultativ: Die Verarbeitung erfolgt durch den Datenverantwortlichen nur mit Ihrer ausdrücklichen und unmissverständlichen Zustimmung, unbeschadet Ihres Rechts, die erteilte Zustimmung jederzeit zu widerrufen.
